1. Regulamin Usługi Recruitify.ai.
2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Niniejszy Regulamin, wydany na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, określa warunki i zasady świadczenia usług przez Recruitify Sp. z o.o. (dalej jako „Recruitify”) dla podmiotów, które zawarły z Recruitify umowę o świadczenie usług.
Na potrzeby niniejszego Regulaminu, poniżej wskazane pojęcia mają następujące znaczenie:
1. Usługodawca lub Recruitify – Recruitify Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą przy al. Jana Pawła II 61 /241/1.2, 01-031 Warszawa, NIP 5252733667, KRS 0000709889.
2. Usługobiorca – Usługobiorca, który zawarł umowę z Usługodawcą. Usługobiorcą może być wyłącznie przedsiębiorca w rozumieniu art. 431 k.c.
3. Strona – Usługodawca lub Usługobiorca.
4. Portal – serwis internetowy prowadzony pod adresem recruitify.ai, w którym po podaniu loginu i hasła do Konta Usługobiorca może korzystać z Usług.
5. Konto – wpis w bazie danych Portalu, za pomocą którego Usługobiorca może korzystać z Usług.
6. Usługi – świadczenie Usługodawcy realizowane za pomocą systemów teleinformatycznych, na indywidualne żądanie Usługobiorcy, bez jednoczesnej fizycznej obecności Stron. Usługa jest świadczona w oparciu o zestaw modułów informatycznych wspomagających procesy ułatwiające zarządzanie procesem rekrutacji. Zakres poszczególnych Usług aktywowany jest w zależności od wybranego planu cenowego określonego w Cenniku.
7. Umowa – umowa o świadczeniu Usług zawierana pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą na zasadach i w trybie określonym w Regulaminie oraz gdy ma to zastosowanie – na zasadach określonych w Zamówieniu bądź innych dokumentach określonych przez Usługodawcę.
8. Regulamin – niniejszy regulamin.
9. Okres Rozliczeniowy – pełny miesiąc kalendarzowy, którego pierwszy dzień liczony jest od dnia zawarcia Umowy.
10. Zamówienie – formularz określający podstawowe parametry Usług.
11. Cennik – dokument informacyjny określający zakres świadczenia Usług, w tym nazwę poszczególnych pakietów oraz wysokość wynagrodzenia należną Usługodawcy z tytułu pozostawiania w gotowości do świadczenia Usług. Jeżeli nic innego nie wynika z Cennika, kwoty podane w Cenniku są kwotami netto, tj. bez VAT.
12. Umowa powierzenia przetwarzania danych –Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
1. Zawarcie Umowy następuje:
a. przez podpisanie i przesłanie Zamówienia (w postaci jego skanu lub innej formy, która spełnia definicję formy dokumentowej w rozumieniu art. 77(2) i 77(3) Kodeksu cywilnego) na podany przez Usługodawcę adres e-mail: contact@recruitify.ai. Usługobiorca jest zobowiązany do wyboru wariantu Usług oraz liczby Okresów Rozliczeniowych, przez którą Usługi będą świadczone,
b. przez podpisanie Zamówienia i dostarczenie go przedstawicielowi handlowemu Usługodawcy - Usługobiorca jest zobowiązany do wyboru wariantu Usług oraz liczby Okresów Rozliczeniowych, przez którą Usługi będą świadczone, lub
c. przez wypełnienie Zamówienia online w Portalu – w czasie wypełniania Zamówienia online w Portalu Usługobiorca wybiera, poprzez zaznaczenie odpowiednich opcji, wariant Usług oraz liczbę Okresów Rozliczeniowych, przez którą Usługi będą świadczone,
d. przez dokonanie Zamówienia drogą telefoniczną.
2. Zawarcie Umowy jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.1. Usługodawca zobowiązuje się pozostawiać w gotowości do świadczenia Usług przez cały okres obowiązywania Umowy. Wynagrodzenie należne Usługodawcy jest wynagrodzeniem za gotowość do świadczenia Usług. Usługobiorca po zawarciu Umowy nie ma obowiązku korzystania z Usług, jednak nie zwalnia go to z konieczności zapłaty wynagrodzenia należnego Recruitify.
2. Usługobiorca po zawarciu Umowy zobowiązany jest do wyboru loginu i hasła do Konta.
3. Usługodawca umożliwia samodzielne nadanie przez Usługobiorcę dostępu do Konta wybranym przez Usługobiorcę osobom (np. jego pracownikom) w wybranym przez siebie zakresie. Usługobiorca nadaje i modyfikuje zakres uprawnień użytkowników, którym nadaje dostęp. Usługobiorca zobowiązuje się do prowadzenia listy osób, którym nadał dostęp do Konta wraz z zakresem ich uprawnień. Z jednego dostępu do Konta (loginu i hasła) może korzystać tylko jedna osoba wskazana przez Usługobiorcę.
3.1. Usługobiorca ma zapewniony wgląd w historię sesji logowań użytkowników systemu, którym nadał dostęp. Usługodawca, na życzenie, może przekazać informacje o zakresie danych, do których użytkownik uzyskał dostęp w określonym czasie.
4. Dokonując jakichkolwiek operacji na Koncie Usługobiorca oświadcza, że operacje te są wykonywane za jego wiedzą i zgodą oraz że są w stosunku do niego skuteczne.
5. Podstawowy zakres funkcjonalności i rozwiązań w ramach danego pakietu Usług oraz wynagrodzenie należne Usługodawcy określa Cennik.
6. W trakcie trwania Umowy Strony w drodze aneksu do Umowy mogą dokonać zmian wybranego przez Usługobiorcę pakietu Usług oraz czasu trwania Usług.
7. W przypadku naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu, dostęp Usługobiorcy do Konta może zostać ograniczony, na czas trwania naruszeń, lub okres wskazany przez Usługodawcę Usługobiorcy na ich usunięcie, o czym Usługobiorca zostanie poinformowany. Ograniczenie dostępu do Konta nie wpływa na prawo Usługodawcy do wynagrodzenia za pozostawanie w gotowości do świadczenia Usług.
8. W szczególnie rażących przypadkach naruszenia postanowień Regulaminu Usługodawca po wystosowaniu, w formie dokumentowej lub pisemnej, do Usługobiorcy wezwania do zaniechania naruszeń ma prawo zablokować dostęp do Konta Usługobiorcy, co jest równoznaczne z rozwiązaniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy. W takim wypadku Usługobiorca zapłaci na rzecz Usługodawcy karę umowną w wysokości stanowiącej równowartość wynagrodzenia za Okres Rozliczeniowy, w którym nastąpiło rozwiązanie Umowy.
9. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za:
a. prawidłowość podstawy prawnej legalizującej zbieranie danych osobowych przez Usługobiorcę lub jego klienta,
b. spełnienie przez Usługobiorcę lub jego klienta obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych w stosunku do osób, których dane osobowe Usługobiorca wprowadza do Konta,
c. przekazanie przez Usługobiorcę lub osoby działające w jego imieniu lub na jego rzecz osobom nieupoważnionym dostępu do Konta, w szczególności poprzez ujawnienie hasła lub innych danych niezbędnych dla zalogowania na Konto,
d. wszelkiego rodzaju włamania na Konto, które były wynikiem działania bądź zaniechania Usługobiorcy lub osób działających w jego imieniu lub na jego rzecz,
e. wykorzystanie Usług przez Usługobiorcę lub osoby działające w jego imieniu lub na jego rzecz w sposób niezgodny z jej celami lub Umową,
f. sposób korzystania z Usług przez Usługobiorcę,
g. przerwy w dostępie do Serwisu spowodowane awarią Internetu, sprzętu lub oprogramowania Usługobiorcy.
10. Jeżeli nic innego nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub Regulaminu, Usługodawca ponosi względem Usługobiorcy odpowiedzialność wyłącznie za szkody spowodowane z jego wyłącznej winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
11. Zabrania się zamieszczania przez Usługobiorców treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści wulgarnych, o charakterze erotycznym, rasistowskim, nawołujących do prześladowania z przyczyn etnicznych, kulturowych bądź religijnych, promujących lub sprzyjających działaniom przestępczym, naruszających prawa osób trzecich, w tym prawa własności intelektualnej lub stanowiących inną formę naruszenia dóbr prawnie chronionych.
12. Usługobiorca zobowiązany jest do zachowania swojego loginu i hasła do Konta w poufności oraz do nieprzekazywania lub udostępniania ich osobom trzecim. Za działania lub zaniechania użytkowników, którym Usługobiorca nadał dostęp do Konta zgodnie z §4 ust. 3 Regulaminu, Usługobiorca odpowiada jak za działania lub zaniechania własne. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieuprawniony dostęp do Konta, w sytuacji gdy taki dostęp osoba trzecia uzyskała w wyniku działania lub zaniechania Usługobiorcy. W przypadku utraty poufności loginu lub hasła, Usługobiorca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Usługodawcę oraz dokonać zmiany hasła.
13. Usługodawca zaleca regularną zmianę hasła do Konta oraz stosowanie tzw. „silnych haseł”.
14. Usługodawca zaleca, aby hasło do Konta nie było zapisane w przeglądarce, z której Usługobiorca łączy się z Portalem oraz aby nie było zapisane w formie papierowej notatki przyklejonej do obudowy monitora lub komputera.
1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
2. Strony przyjmują, że wypowiedzenie Umowy, która została zawarta na czas nieokreślony może nastąpić z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia z zastrzeżeniem §4 ust. 6 Umowy.
3. Wypowiedzenie wymaga zachowania formy pisemnej lub dokumentowej, tj. e-mail na adres billing@recruitify.ai.
1. Wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do świadczenia Usług określa Cennik obowiązujący w dniu zawarcia Umowy. Wynagrodzenie jest należne za każdy Okres Rozliczeniowy, w którym Usługodawca był gotowy do świadczenia Usług.
2. Usługodawca jest również uprawniony do wynagrodzenia za świadczone na rzecz Usługobiorcy ponad limit wskazany w Cenniku wysyłki SMS oraz usługi CV Parser, o ile parametry usługi niniejszej umowy nie stanowią inaczej. Usługodawca poinformuje Usługobiorcę w sposób przewidziany umową do komunikacji Stron o wyczerpaniu limitu usług, objętych ograniczeniami ilościowymi.
3. Płatność będzie następowała przelewem bankowym na rachunek bankowy.
4. Usługobiorca może dokonać płatności jednorazowej za okres 12 miesięcy z góry lub dokonywać płatności miesięcznych zgodnych z Okresami Rozliczeniowymi.
5. Płatność za Usługę dokonywana jest z góry. Faktury będą wystawiane w terminie 7 dni od końca danego Okresu Rozliczeniowego i będą obejmowały następny Okres Rozliczeniowy. Usługobiorca zgadza się na otrzymanie faktury VAT drogą elektroniczną.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skuteczność transakcji płatniczych dokonywanych za pośrednictwem serwisu płatności internetowych. Wszelkie uwagi związane z przebiegiem transakcji płatniczych dokonywanych w sposób określony w zdaniu poprzednim Usługobiorcy zobowiązani są zgłaszać bezpośrednio do odpowiedniego właściciela serwisu płatności internetowych.
7. Strony przyjmują, że dniem zapłaty jest dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
8. W przypadku opóźnienie w zapłacie, Usługodawca jest uprawniony do żądania odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.
9. Jeżeli opóźnienie w zapłacie przekracza 14 dni Usługodawca blokuje Usługobiorcy możliwość udzielania odpowiedzi Użytkownikom. Jeżeli opóźnienie w zapłacie przekracza 28 dni Usługodawca blokuje Usługobiorcy dostęp do Konta. Wykonując te czynności, Usługodawca zachowuje prawo do całości wynagrodzenia.
1. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia należytej jakości świadczonych przez siebie Usług.
2. Do korzystania z Usług niezbędne jest połączenie z siecią Internet oraz przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera Użytkownika dokumentów hipertekstowych (HTML) udostępnionych w sieci Internet za pośrednictwem usługi WWW. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, iż ze względu na konfigurację techniczną sprzętu, za pomocą którego Usługobiorca przegląda strony portal, pewne funkcje portalu mogą być dla niego niedostępne.
3. Usługi są dostępne na poziomie 97% w skali roku i za niedostępność w pozostałym zakresie Usługodawca nie odpowiada. W przypadku niedostępności Portalu powyżej 3% w skali roku Usługodawca przedłuży Umowę proporcjonalnie do okresu niedostępności. W powyższym przypadku Usługobiorca nie jest zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia za przedłużenie Umowy proporcjonalnie do okresu niedostępności.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przeniesienia wszelkich praw do Portalu na podmiot trzeci. W takim przypadku Usługobiorca ma prawo do wypowiedzenia Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
1. Dla celów prawidłowego świadczenia Usług, Usługobiorca może wprowadzać do Konta dane osobowe.
2. W sytuacji, gdy Usługobiorca samodzielnie lub za pośrednictwem swojego personelu umieści jakiekolwiek dane osobowe w Koncie, dochodzi do powierzenia przetwarzania tych danych osobowych przez Usługobiorcę Usługodawcy w rozumieniu art. 28 RODO.
3. Dla uniknięcia wątpliwości, Usługodawca nie jest administratorem danych osobowych umieszczonych na Koncie. Usługodawca przetwarza dane osobowe tam umieszczonych przez Usługobiorcę lub za pośrednictwem jego personelu na polecenie Usługobiorcy, przy czym przyjmuje się, że poleceniem przetwarzania jest Umowa lub fakt umieszczenia danych osobowych na Koncie.
4. Usługobiorca oświadcza, że jest administratorem umieszczanych przez niego w Koncie danych osobowych lub że jest podmiotem przetwarzającym w stosunku do tych danych.
5. Usługodawca jest uprawniony do przetwarzania powierzonych danych osobowych na zasadach szczegółowo określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu.
1. W ramach świadczenia Usług, Recruitify zapewnia przechowanie informacji wprowadzonych do Serwisu przez Usługobiorcę.
2. Dostęp do przechowywanych informacji zapewniany jest poprzez Serwis.
3. W związku z przechowywaniem informacji wprowadzonych do Serwisu przez Usługobiorcę, Recruitify jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych powierzonych na mocy §8 Umowy przez okres ich przechowywania.
4. Okres przechowywania informacji wprowadzonych do Serwisu przez Usługobiorcę wynosi tyle co okres obowiązywania Umowy.
5. Za przechowywanie informacji wprowadzonych do Serwisu przez Usługobiorcę nie jest pobierane wynagrodzenie poza określonym w Zamówieniu.
6. Usługodawca może bezpłatnie wykonać na życzenie Usługobiorcy eksport danych przechowywanych informacji wprowadzonych do Serwisu przez Usługobiorcę.
1. Wszelkie uwagi związane z funkcjonowaniem Portalu Usługobiorca może zgłaszać poprzez przesłanie zgłoszenia reklamacyjnego na adres: contact@recruitify.ai.
2. Rozpatrywane są reklamacje, które:
a. złożone są przez Usługobiorcę na odpowiedni adres,
b. zawierają przyczynę złożenia reklamacji oraz ewentualnie określają zakres działań, których wykonania Usługobiorca oczekuje,
c. zawierają aktualne dane Usługobiorcy.
3. Zgłoszenia reklamacyjne są rozpatrywane przez Usługodawcę w terminie 30 dni od ich otrzymania, jeżeli Usługobiorca w sposób jasny i przejrzysty sformułuje zgłoszenie. W przypadku niekompletności lub niejasności uniemożliwiających rozpoznanie reklamacji w terminie, o którym mowa powyżej, Usługodawca zwróci się do Usługobiorcy z prośbą o jej uzupełnienie w terminie 7 dni. W razie bezskutecznego wezwania, o którym mowa. powyżej, reklamację pozostawia się bez rozpoznania.
4. O rozstrzygnięciu w przedmiocie reklamacji Usługobiorca zostaje powiadomiony na aktualny adres e-mail.
5. W przypadku uznania reklamacji Usługodawca usuwa stwierdzone nieprawidłowości. Jeżeli nieprawidłowości polegały na nieprawidłowym funkcjonowaniu Portalu Usługobiorca otrzymuje zwrot odpowiedniej części uiszczonego wynagrodzenia na rachunek bankowy podany przez Usługobiorcę.
1. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest korzystanie z komputera z dostępem do Internetu, wyposażonego w przeglądarkę Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome albo inną porównywalną przeglądarkę zaktualizowaną do najnowszej wersji.
2. Do korzystania z Serwisu w pełnej funkcjonalności może być konieczna konfiguracja w ustawieniach przeglądarki odpowiedniego poziomu cookies, protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL lub obsługi aplikacji JavaScript.
3. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część Zamówienia.
4. Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Usługodawcy oraz pod adresem elektronicznym https://recruitify.ai/terms/ w wersji elektronicznej, umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Usługobiorca.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. Zmiany wchodzą w życie z upływem 14 dni od ich publikacji. Usługodawca będzie informował Usługobiorcę o planowanej zmianie Regulaminu. W przypadku późniejszych zmian regulaminu, które miałyby być skuteczne względem Usługobiorcy będą one uprzednio przekazane Usługobiorcy do akceptacji, zapewniając mu możliwość wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym bez konsekwencji finansowych. Jeżeli inicjatorem zmian jest Usługobiorca, zmiany dla swej ważności wymagają zachowania formy pisemnej.
6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
7. Wszelkie spory wynikające z realizacji postanowień niniejszego Regulaminu strony będą dążyły rozwiązywać drogą polubowną. W razie braku porozumienia, spory rozpatrywane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.
8. W sytuacji, gdy którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne nie powoduje to unieważnienia całego Regulaminu. W miejsce postanowienia nieważnego wchodzą odpowiednie regulacje ustawowe.
1. Usługodawca umożliwia Usługobiorcy zawarcie nieodpłatnej Umowy na 14 dniowy okres testowy.
2. W czasie obowiązywania okresu testowego Usługobiorca może korzystać z Usług w zakresie jak określony w rozmowie telefonicznej.
3. W okresie testowym ma zastosowanie Regulamin, z wyłączeniem postanowień o odpłatności i terminach wypowiedzenia.
4. Po okresie testowym Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu, chyba że Usługodawca i Usługobiorca zawrą odpłatną Umowę na świadczenie Usług.
Dla potrzeb Umowy, Administrator i Przetwarzający ustalają następujące znaczenie niżej wymienionych pojęć:
1) Dane Osobowe – dane w rozumieniu art. 4 pkt 1) Rozporządzenia 2016/679, tj. wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;
2) Przetwarzanie Danych Osobowych – wszelkie operacje lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie w rozumieniu art. 4 pkt 2) Rozporządzenia 2016/679;
3) Umowa – niniejsza umowa;
4) Umowa Główna – zawarte przez Administratora z Przetwarzającym umowy o współpracę.
5) Rozporządzenie 2016/679 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).
Strony oświadczają, co następuje:
1) Strony oświadczają, że Umowa została zawarta w celu wykonania obowiązków, o których mowa w art. 28 Rozporządzenia 2016/679, w związku z zawarciem Umowy Głównej,
2) Administrator oświadcza, iż jest administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7) Rozporządzenia 2016/679, tj. podmiotem który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania Danych Osobowych.
3) Przetwarzający oświadcza, że jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8) Rozporządzenia 2016/679 w ramach Umowy, co oznacza że będzie przetwarzał Dane Osobowe w imieniu Administratora.
4) Przetwarzający oświadcza, że spełnia wymogi art. 28 Rozporządzenia 2016/679 i daje gwarancję wdrożenia odpowiednich środków technicznych.
1. Administrator powierza Przetwarzającemu do przetwarzania Dane Osobowe, a Przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnego z prawem i Umową.
2. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy Głównej oraz wykonania wszystkich zobowiązań wynikających z Umowy i Umowy Głównej. W celu uniknięcia wątpliwości rozwiązanie Umowy Głównej skutkuje rozwiązaniem Umowy.
1. Przetwarzający może przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w Umowie.
2. Celem powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych jest wykonywanie Umowy Głównej, w tym w szczególności realizacja przez Przetwarzającego usług wskazanych w Regulaminie świadczenia usług.
3. Zakres przetwarzanych przez Przetwarzającego Danych Osobowych na podstawie Umowy obejmuje wszystkie kategorie danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych Administratora.
4. Zakres przetwarzanych przez Przetwarzającego Danych Osobowych na podstawie Umowy obejmuje dane kandydatów do pracy, które zostały wprowadzone przez Administratora do systemów opracowanych przez Przetwarzającego.
5. Przetwarzający przetwarza Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za udokumentowane polecenie uważa się polecenie przetwarzania danych zawarte w Umowie Głównej, a także wskazówki lub instrukcje przekazywane przez Administratora w trakcie obowiązywania Umowy drogą elektroniczną lub na piśmie.
6. Przy przetwarzaniu Danych Osobowych, Przetwarzający powinien przestrzegać zasad wskazanych w Umowie, w tym wskazówek i instrukcji przekazywanych przez Administratora oraz w Rozporządzeniu 2016/679.
1. Przed rozpoczęciem Przetwarzania Danych Osobowych Przetwarzający podejmuje środki zabezpieczające Dane osobowe, o których mowa w art. 32 RODO, a w szczególności:
a) uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, obowiązany jest zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych Danych Osobowych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku. Przetwarzający powinien odpowiednio udokumentować zastosowanie tych środków, a także uaktualniać te środki w porozumieniu z Administratorem,
b) zapewnia by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Przetwarzającego, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarza je zgodnie z poleceniem Administratora, w tym według jego wskazówek i instrukcji, w celach i zakresie przewidzianym w Umowie,
c) prowadzi rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, o którym mowa w art. 30 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 i udostępni go Administratorowi na jego żądanie, chyba że Przetwarzający jest zwolniony z tego obowiązku na podstawie art. 30 ust. 5 Rozporządzenia 2016/679.
2. Przetwarzający zapewnia, aby osoby mające dostęp do Przetwarzania Danych Osobowych zachowały je oraz sposoby zabezpieczeń w tajemnicy, przy czym obowiązek zachowania tajemnicy istnieje również po realizacji Umowy oraz ustaniu zatrudnienia u Przetwarzającego. W tym celu Przetwarzający dopuści do przetwarzania danych tylko osoby, które podpisały zobowiązanie do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
1. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia 2016/679; w szczególności, Przetwarzający zobowiązuje się przekazywać Administratorowi informacje oraz wykonywać jego polecenia dotyczące stosowanych środków zabezpieczania Danych Osobowych oraz Przetwarzający zobowiązuje się przekazywać Administratorowi informacje dotyczące przypadków naruszenia ochrony Danych Osobowych w ciągu 24 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych.
2. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w art. 15-22 Rozporządzenia 2016/679, w szczególności Przetwarzający zobowiązuje się do poinformowania Administratora o złożonym żądaniu osoby, której dane dotyczą w ciągu 5 dni od dnia otrzymania takiego żądania.
3. Przetwarzający zobowiązuje się stosować się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną Danych Osobowych, dotyczących Przetwarzania Danych Osobowych, w szczególności w zakresie stosowania Rozporządzenia 2016/679.
4. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora (według sposobu kontaktu lub przesyłania zawiadomień oznaczonego w Umowie Głównej) o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym Przetwarzania powierzonych Danych Osobowych przez Przetwarzającego, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym Przetwarzania powierzonych Danych Osobowych, skierowanej do Przetwarzającego, a także o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących Przetwarzania powierzonych Danych Osobowych przez Przetwarzającego, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy.
1. Przetwarzający może korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego (subprocesora).
2. Administrator wyraża zgodę na podpowierzenie przetwarzania powierzonych Danych Osobowych podwykonawcom Przetwarzającego.
3. W przypadku podpowierzenia przetwarzania Danych Osobowych, podpowierzenie przetwarzania będzie mieć za podstawę umowę.
4. Przetwarzający zapewni, aby podwykonawcy (subprocesorzy), którym podpowierzono przetwarzanie danych stosowały co najmniej równorzędny poziom ochrony Danych Osobowych co Przetwarzający.
5. Jeżeli podwykonawcy (subprocesorzy), którym podpowierzono przetwarzanie Danych Osobowych nie wywiążą się ze spoczywających na nich obowiązków Ochrony Danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tych subprocesorów spoczywa na Przetwarzającym.
1. Przetwarzający nie może przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (dalej: EOG), chyba że Administrator udzieli mu uprzedniej, pisemnej pod rygorem nieważności, zgody zezwalającej na taki transfer.
2. Jeśli Administrator udzieli Przetwarzającemu uprzedniej zgody na przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego, Przetwarzający może dokonać transferu tych danych osobowych tylko wtedy, gdy:
a) Państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej lub
b) Administrator i Przetwarzający lub subprocesor zawarli umowę opartą na standardowych klauzulach umownych lub wdrożyli inny mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.
1. Przetwarzający:
a) umożliwi Administratorowi lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytu lub inspekcji w sposób, który nie zakłóca bieżącej działalności,
b) udostępni Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania z przepisami RODO,
c) zobowiązuje się współpracować z Administratorem podczas przeprowadzania kontroli.
2. W przypadku stwierdzenia, że Przetwarzający nie przestrzega zasad Przetwarzania Danych Osobowych w stosunku do danych powierzonych przez Administratora, Administrator wezwie Przetwarzającego do usunięcia naruszeń w terminie 14 dni z zastrzeżeniem konsekwencji określonych w §10 ust. 6 ppkt b).
1. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Przetwarzający, na żądanie Administratora, z zastrzeżeniem ust. 2, zobowiązany jest zaprzestać Przetwarzania Danych Osobowych i usunąć ze swoich zbiorów i systemów informatycznych wszelkie Dane Osobowe i ich istniejące kopie.
2. Pomimo zaprzestania świadczenia usług związanych z powierzeniem Przetwarzania Danych osobowych, Przetwarzający jest uprawniony do przetwarzania danych dotyczących potwierdzenia wykonania usługi na rzecz Administratora.
3. Przez usunięcie danych osobowych, o którym mowa w ust. 1, rozumieć należy zniszczenie Danych Osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na zidentyfikowanie osoby, której dane dotyczą.
4. Usunięcie danych należy udokumentować pisemnym oświadczeniem podpisanym przez osoby uprawnione przez Przetwarzającego. Przetwarzający zobowiązuje się do przekazania Administratorowi oświadczenia o usunięciu Danych Osobowych w terminie 7 dni od zgłoszenia takiego żądania przez Administratora.
5. Rozwiązanie Umowy Głównej w każdym czasie i trybie przez którąkolwiek ze Stron skutkuje wygaśnięciem Umowy.
6. Administrator uprawniony jest do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy:
a) organ nadzorczy stwierdzi, że Przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych w stosunku do danych powierzonych przez Administratora,
b) Administrator, po przeprowadzeniu audytu, o którym mowa w §9, stwierdzi, że Przetwarzający nie przestrzega zasad Przetwarzania Danych Osobowych w stosunku do danych powierzonych przez Administratora i bezskutecznie upłynął 14-dniowy termin na usunięcie naruszeń,
c) Przetwarzający wykorzystywał Dane Osobowe niezgodnie z Umową lub z przepisami prawa, niewłaściwie przetwarzał powierzone Dane Osobowe pomimo uprzedniego wezwania do zmiany sposobu ich przetwarzania, lub powierzył przetwarzanie Danych Osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.
1. Umowa wchodzi w życie z dniem akceptacji przez Administratora regulaminu świadczenia usług i trwa przez cały okres współpracy Stron.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.) oraz przepisy Rozporządzenia 2016/679.
3. Spory związane z wykonywaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Przetwarzającego.